Как провести мероприятие в ИТМО?

• Отправь электронную заявку «Создание карточки мероприятия» в ИСУ или приложении my.itmo.
• Расскажи о мероприятии в информационном стиле. Объясни, для кого мероприятие, что и зачем будет происходить.
• Назови мероприятие по типу [формат мероприятия] + [«уникальное название»] (например, Спортивный турнир «Барсы 2100»).
• Заранее продумай помещение и ресурсы.

Для проведения открытых мероприятий и закрытых собраний клуба вы можете забронировать практически любое помещение из фонда ИТМО. 

• Заявка на бронирование помещения должна быть подана не позднее чем за 3 дня до планируемой даты мероприятия.
• Сервис «Бронирование помещений» находится в «Центре приложений» (раздел бокового меню ИСУ).
• Помещение должно совпадать с помещением в карточке мероприятия.
• Выбирайте помещение, по размеру соответствующее мероприятию.
• Если забронированная аудитория закрыта или вам нужна техническая помощь в подключении компьютера/проектора/интернета, обратитесь в Офис поддержки сотрудников по телефону 480-97-77 (для корпуса на Кронверкском пр. — добавочный номер 1; для корпуса на ул. Ломоносова — добавочный номер 2).

В случае затруднений следуйте «Инструкции по бронированию помещений для проведения мероприятий или собраний клуба» или пишите на ursi@itmo.ru.

Университет может предоставить для мероприятия различные ресурсы и услуги.

С помощью электронных заявок в ИСУ или в приложении my.itmo вы можете попросить:

• Помощь волонтеров
• Технические рерсурсы
• Видеосъемку
• Фотосъемку
• Dj выступление
• Помощь ведущего
• Пропуск гостей
• Предоставление транспорта
• Услуги гардероба
• Уборку помещения

Также вы можете составить заявку на согласование въезда стороннего транспорта и на услуги охраны. Это делается с помощью служебной записки. Вам помогут в ursi@itmo.ru.

Все ресурсы и услуги должны быть согласованы до мероприятия, обычно не позднее чем за 5 дней до события. Подробнее сроки согласования и ответственные за ресурсы департаменты описаны в «Инструкции по заказу ресурсов для мероприятия».

• Приказ дает официальное разрешение на проведение мероприятия в ИТМО и использование ресурсов университета.
• В приказе будут только одобренные ресурсы.
• Запроси приказ в УРСИ по почте ursi@itmo.ru. Документ вышлем обратным письмом.
• Необходимо поставить подписи всех лиц, указанных в приказе. Сначала подписывает организатор, затем — ответственные за ресурсы, в финале — начальник подразделения.
• Приказ можно согласовать электронно. Подробнее смотрите тут.

Желаем успехов в проведении мероприятия. Нек забудь сделать фото и/или видео.

Заполни электронную заявку «Внесение отчета о мероприятии» в ИСУ или приложении my.itmo. Посчитай участников, приложи фото и видео.